Onboarding de novos colaboradores: você sabe o quanto isso é importante?

Onboarding de novos colaboradores: você sabe o quanto isso é importante?

Você contratou novos funcionários. Agora é só esperar que eles entreguem o seu melhor? Não é bem assim. Para receber novos colaboradores você precisa fazer a integração deles, ou seja, o onboarding no ambiente organizacional adaptando e capacitando estes novos profissionais à cultura da empresa.

Quando se trata de novos colaboradores na empresa, devemos considerar a regra: “a primeira impressão é a que conta”. Isso foi comprovado por uma pesquisa realizada pela Arquitetura Humana, empresa de soluções relacionadas à Gestão de Pessoas e à Gestão de processos, com mais de 50 organizações. O estudo provou que causar uma boa impressão antes e durante as primeiras horas de um novo contratado é decisivo para uma permanência  dele na empresa por no mínimo 12 meses.

Logo, ao invés de deixar o novo colaborador “livre” para conhecer sua rotina, empresa, colegas etc, podendo ser esta uma experiência até estressante; guiá-lo é o melhor caminho! Porque se você deixar de estabelecer uma perspectiva positiva desde o início, será muito mais difícil desenvolver essa mentalidade mais tarde.

Por isso estruturar um processo de Onboarding para receber um novo funcionário é tão importante. Cada novo contratado instantaneamente torna-se um participante e colaborador da cultura da empresa, e este deve se tornar suficientemente envolvido em seu novo trabalho, a fim de atingir a produtividade máxima.

A Onboardia, empresa americana especializada em implantar soluções de onboarding em Gestão de Pessoas, afirma que 75% dos funcionários satisfeitos com sua experiência de onboarding, permanecem leais a empresa. Por outro lado, se eles não conseguem assimilar corretamente a cultura da empresa, todos os outros funcionários são afetados. É um efeito dominó!

E é com esse pensamento que compartilho com vocês algumas dicas que adquiri ao ler e estudar diversos conteúdos sobre como implantar o Onboarding no período inicial da relação funcionário e empresa.

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Na hora da contratação

Deixe claro no momento da contratação todas as informações pertinentes ao acordo fechado. Salário, período de treinamento, período de experiência, data de início das atividades, etc. Não deixe seu colaborador com dúvidas. Mande essas informações por e-mail para facilitar seu entendimento.

Para que nada atrapalhe o momento de integração do novo funcionário  na empresa, agende o início da sua jornada para uma segunda-feira, pois dessa forma você terá um período ininterrupto de uma semana para trabalhar a sua imersão na cultura e nos valores da empresa.

prepare colaboradores

Prepare sua chegada

Faça com o que o seu novo funcionário sinta que é esperado. Mostre isso a ele, deixe tudo planejado para as suas boas vindas à empresa e, principalmente na sua área de atuação. Isso é essencial para a valorização e integração social.

Mande um e-mail demonstrando o sentimento de espera, dias antes da data de início combinada. Reforçando as informações já passadas, com data, local e hora do encontro. Reforço, faça com que ele sinta-se esperado e mostre o quanto a empresa está feliz por tê-lo com vocês.

Vale ressaltar que deve haver um preparo da atual equipe (grupo de trabalho e empresa como um todo também, dependendo, é claro, do número de colaboradores) para receber este novo colega, para que tudo ocorra de forma natural e nada forçado, o trabalho em equipe começa aqui.

Mas como isso pode ser posto em prática de forma simples?

Mais uma vez use as ferramentas que você já tem, envie um e-mail da área de Pessoas da sua empresa para os atuais colaboradores, apresentando o novo contratado, conte um pouquinho do seu Perfil e envie também o seu Linkedln. Isto servirá para que os atuais funcionários já estejam um pouco familiarizados com o novo membro na sua chegada, sabendo  seu nome e um pouco da sua jornada profissional.

Além disso, reveja com antecedência os Treinamentos que serão executados ao longo do seu período de Ramp-up (período de experiência e treinamentos), faça um levantamento de atividades das áreas, para que se necessário, todo o conteúdo seja atualizado com antecedência e planejamento.

recepção de novos colaboradores

Recepção de novos colaboradores

Deixe seu ambiente de trabalho organizado, com os devidos materiais e ferramentas a postos. Lembrancinhas, bilhetes, e qualquer outro agrado personalizado será sempre super bem recebido, exemplo são as gigantes da tecnologia que já realizam isso

Deixe também um informativo impresso contendo o número do seu telefone na empresa, ramais, nome da área etc, pois para um primeiro momento, isso ajudará na sua inteligência visual para a utilização de informações básicas. Depois tudo isso deve ser disponibilizado na rede. 😉

É nesse momento, ao encontrar seu espaço organizado, que o novo colaborador sentirá que estava sendo esperado, que houve uma preocupação com sua chegada. Faça seus colaboradores sentirem na prática, como eles são valiosos para o seu negócio e não simplesmente uma outra engrenagem na roda do processo. Valorização: esta será mais que uma palavra, será uma ação.

Além disso, já tenha um e-mail padrão e uma senha disponível a ele para o seu primeiro acesso na rede.

mentoria de novos colaboradores

Mentoria

Tenha um mentor, alguém da área de Pessoas ou do Time que irá recebê-lo no grande dia, para conduzi-lo aos primeiros passos, seja até o seu local de trabalho ou à um recepção organizada. O mentor também será o responsável por orientar o novo colaborador durante o seu período de experiência e treinamentos, ajudando-o a conhecer e/ou aprimorar seus conhecimento na área de atuação.

guia para novos colaboradores

Tenha um Guia

É comum que no primeiro dia de trabalho, o novo funcionário tenha ‘N’ questionamentos simples, como por exemplo, “será que eu posso pegar um cafezinho?”, “Como é o nome do cara que falou comigo?, “Quando vai começar meus treinamentos?”. E partindo do ponto que trabalhamos com pessoas, cada uma pode reagir de um jeito, desde perguntar normalmente ao colega do lado, ou ir acomulando dúvidas que atrapalham sua itegração social.

Por isso, é necessário que a área de Pessoas se preocupe em sanar o máximo de dúvidas nesse primeiro momento. Uma ferramenta para isso é a criação de um documento, um guia detalhado, no qual inclua, por exemplo, nome de outros membros da equipe e de outros setores, assim como suas funções — informações que o colaborador terá que recorrer com certa frequência até se acostumar, bem como termos comuns do negócio, história da empresa, produto/serviço, dica de locais para almoço, benefícios, valores, missão, visão, treinamentos iniciais de imersão, aviso sobre o período de ramp-up etc.

Tais estratégias, além de ter um bom efeito visual, evitam que a pessoa tenha que perguntar sobre detalhes simples que poderiam ser avisados em ferramentas oficiais, evitando o sentimento de insegurança do primeiro dia, promovendo o bem estar do mesmo. Esse guia deve ser simples, direto e atrativo!

O Mentor deverá retomar o conteúdo do Guia e esclarecer possíveis dúvidas referente a área do novo colaborador, principalmente no que diz respeito ao período de Ramp-up e dos treinamentos iniciais! Se o Mentor não conseguir saciar os questionamentos, ele deverá instruir o colega ir à área de Pessoas.

Leveling Up_de novos colaboradores

“Leveling Up”

Esta é tipicamente uma frase que você pode ouvir enquanto estiver jogando um game, onde o jogador tem de realizar determinado número de tarefas antes que outras possam ser realizadas. A mesma regra pode ser aplicada às tarefas no novo funcionário  (gamificação).

Que tal após ele ter se inteirado do Guia, receber ou ser instruído à uma primeira tarefa: Ser 100% do time, da empresa? Diga para ele atualizar o perfil dele no Linkedin, personalizar seu e-mail, senha, redes sociais, crachá etc.

Quando essa tarefa estiver finalizada ele receberá um e-mail de parabenização (todo pequeno feedback e reconhecimento fazem a diferença) dizendo que está na hora de conhecer seus colegas – aquele famoso tour na empresa.

Christopher Hebert, escritor de conteúdo da TechnologyAdvice, diz que se sua empresa usa uma das muitas redes e ferramentas sociais projetadas para aumentar a interação do funcionário, essas podem ajudá-los a sentir-se como parte da comunidade do escritório, uma vez que essas ferramentas são projetadas para promover feedback positivo; como um virtual high-five para se juntar à empresa – ou algo mais humorístico como um prêmio para sobreviver ao primeiro almoço na empresa – qualquer interação que ajuda o novo colaborador a  formar relacionamentos.

Essa mesma teoria, se aplica também ao atingimentos de metas, por exemplo, imagine que durante um período de treinamento (levando pro lado da gamificação), um vendedor só poderá realizar uma call com um prospect, depois de ter feito 10 simulações de ligações internamente. Sendo assim, ao atingir a meta de 10 ligações, ele subirá de nível no jogo – leveling-up, e passará para o próximo nível, e isto também deve ser comemorado!

Não subestime o valor emocional desses ganhos rápidos, pois são assim que os hábitos se formam. Esses hábitos serão fundamentais para o desempenho no trabalho. As vitórias rápidas também garantem que os funcionários treinem uma habilidade por vez e dominem um senso de autonomia (“eu sei como fazer isso bem!”) seja alcançado, dirigindo engajamento e satisfação dos mesmos.

socialização de novos colaboradores

Socialização

Alguns podem achar bobagem, mas o passeio pela empresa é vital para o primeiro dia de um novo funcionário no trabalho, mesmo que o escritório seja pequeno. Mais do que tudo, isto ajuda o novo funcionário a sentir-se confortável com seu novo ambiente e conhecer a cultura da empresa.

Apresente o novo colaborador aos atuais, fale um pouco sobre a cultura e dos valores (ex: você pode até usar uma dinâmica para ajudar), isso promove a integração da equipe, algo descontraído e menos formal. Os líderes de equipe e CEO devem obrigatoriamente participar desse momento, pois eles são os grandes responsáveis pela divulgação da cultura organizacional, seja por meio do diálogo ou do exemplo. Caso um deles não esteja presente na empresa, peça para que deixe uma mensagem, participe por skype ou outra via. É um bom exemplo mostrar a dedicação e a preocupação com o sucesso do outro.

Ter esse acesso aos grandes executivos e, até mesmo, aos criadores da empresa, acontece em empresas como Google e Netflix, ou seja, todos os colaboradores conhecem seus CEOs e possuem uma convivência com eles. Os gestores se colocam disponíveis para tirar dúvidas e ajudar sempre que possível, essa prática mostra respeito mútuo entre todos os níveis hierárquicos.

Treinamentos

É necessários que todos os treinamentos realizados com o novo colaborador ao longo deste período de onboarding sejam planejados e alinhados à cultura da empresa, tantos os Globais, que são os mais genéricos (ex: Cultura empresarial, Produto), quanto os mais específicos (ex: por área de atuação). Os treinamentos “nutrem” e “lapidam” o seu novo ingresso, o que o ajudará a estar cada vez mais adaptado ao clima organizacional.

Bom, acho que por hoje é isso, queria mostrar de forma sucinta, com o onboarding colabora para que os novos funcionários adquiriram skills, e impacta na sua eficiência operacional e, principalmente na sua satisfação, em estar imerso na cultura e no novo ambiente organizacional. Pois a nossa missão como Gestores de Pessoas é transformar esses assustadores primeiros dias de trabalho, em algo leve, gratificante e muito bem sucedido, especialmente no longo prazo.

Experiência do usuário

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Bruna Nóbrega

Intraempreendedora e apaixonada por pessoas. Atual People Care e Administrativo Financeiro da Conpass, empresa especialista em user onboarding e retenção de clientes em software. Está finalizando seu curso em Administração de Empresas na UFSC. Possui curso em Inbound Marketing e Técnico em Administração. É Cofundadora do F1rst Step, Instituição sem fins lucrativos que promove o empreendedorismo dentro da UFSC.